Новое в приложениях Microsoft Office

2013

Microsoft Office 2013 — это совокупность программных средств автоматизации офисной деятельности. В состав пакета входит множество приложений, каждое из которых предназначено для выполнения определенных функций и может быть использовано автономно и независимо от остальных. Весь набор офисных приложений можно разделить на основные и дополнительные. Набор приложений, входящих в состав MS Office, может отличаться в зависимости от версии. Это позволяет подобрать соответствующий текущим задачам дистрибутив этого пакета. К наиболее распространенным и востребованным основным приложениям можно отнести следующие: Word — текстовый процессор; Excel — табличный процессор; Power Point — система подготовки презентаций; Outlook — система управления персональной информацией; OneNote — записная книжка; Access — система управления базами данных; Publisher — настольная издательская система. Кроме основных компонентов, в семейство Microsoft Office входит большое количество вспомогательных (дополнительных) приложений, которые устанавливаются (или не устанавливаются) вместе с основными. Ими можно воспользоваться из основных приложений или вызвать независимо. Примерами таких приложений являются Microsoft Equation — редактор математических формул; Microsoft Word Art — программа создания фигурных текстов и др. Поэтому рассмотрим новинки, внесенные MS Office 2013 в известные приложения.

Word 2013. Одним из нововведений является быстрый переход к последней позиции и режим чтения. Если обычно в MS Office, открытие документа происходит с первой страницы, что не всегда удобно, если необходимо найти место, на котором завершена работа или остановился просмотр документа. И хотя для упрощения этой процедуры в Office существует сочетание клавиш Shift + F5, при помощи которых можно вернуться к месту последней правки, большинство пользователей о нем даже не знают и осуществляют поиск нужного фрагмента вручную. В Office 2013 возможность перехода к тому месту, на котором в прошлый раз была завершена работа, реализована намного нагляднее. При повторном открытии документа в правой части окна приложения теперь выводится окошко с уведомлением. В нем содержится дата последнего закрытия файла, а также приглашение пользователя продолжить работу с того места, на котором он остановился. Щелчок мыши по сообщению позволяет моментально переместиться к фрагменту документа, который был активен перед последним его закрытием. При этом даже если вы просто читали файл, нс внося в него никаких правок, последняя позиция будет запомнена. Сохраняется эта информация и в OneDrive, так что можно начать читать документ на одном компьютере, а продолжить уже на другом.

В новой редакции Office разработчики внесли некоторые изменения и в режим чтения документов, при котором большинство инструментов и элементов интерфейса скрывается с экрана. Теперь он выполнен с учетом особенностей работы на планшетах и компьютерах с сенсорными дисплеями. В режиме чтения появились стрелки для перелистывания страниц влево и вправо, а переход отображается плавно, с использованием анимации.

Одной из наиболее обсуждаемых новых функций в Word 2013 — это способность работы с PDF-файлами. Если предыдущие версии Word умели только сохранять, то есть экспортировать PDF, то Word 2013 умеет и импортировать.

Хранение документа Word в «Облаке» позволяет различными способами, доступными из меню Файл/Общий доступ, распространять информацию о документе и приглашать других пользователей к совместному (одновременному) редактированию.

Идя в ногу со временем, система Word 2013 умеет вставлять в документы картинки и видео из онлайновых источников, списки которых, очевидно, могут и будут пополняться — Microsoft, естественно, в первую очередь предлагает свои ресурсы (Bing), но разрешает добавить к ним Flickr и YouTube. В общем случае пользователь выполняет в соответствующих сервисах поиск по ключевым словам, имеет возможность тут же оперативно просмотреть найденное и вставить подходящий объект. Долгожданная функция, появившаяся в редакторе Microsoft Word спустя двадцать с лишним лет его существования, вставка видео. Правда, с существенным ограничением — только онлайн-видсо. Вы можете найти видеоролик с помощью поисковой системы Bing или на сайте YouTube, а также вставить HTML-код объекта. На странице будет отображаться только кадр из ролика с кнопкой проигрывания. Чтобы просмотреть, нужно щелкнуть по этой кнопке, после чего видео откроется во всплывающем окне. Отображение внутри самого документа, к сожалению, не предусмотрено.

Для оформления документов появилась новая лента «Дизайн» (Design), где можно выбрать тему оформления, набор стилей и шрифтов, подобрать подходящий интервал между абзацами, применить эффекты к графическим объектам и т. п.

Excel 2013. Новый Excel 2013 оформлен в значительной степени аналогично Word 2013 (то есть выдержан в стиле, характерном для всего пакета в целом): тот же стартовый экран со списком последних документов и шаблонами типичных таблиц, та же организация меню Файл (File), такая же интеграция с OneDrive и блок функций «Общий доступ» (Share). Последний, правда, несколько скромнее — пункт Present появляется только при наличии Lyne. Видимо, это связано с неполной готовностью Excel Web Арр, поскольку одновременное редактирование также невозможно, хотя, казалось бы, очевидное структурирование таблиц должно упростить его реализацию.

В программе Microsoft Excel с давних версий внедрен настолько широкий функционал, что туда сложно добавить что-то новое. Поэтому разработчики пошли по другому пути — облегчению работы с уже имеющимися инструментами. Одна из главных фишек новой версии Excel — функция интеллектуальной вставки Flash Fill. Она предназначена, чтобы облегчить ввод повторяющихся данных: если вы заполняете ячейки по какой-то определенной схеме, то программа может распознать ее и сделать работу за вас. Эта схема, конечно, должна прослеживаться в таблице — «читать мысли» Excel пока не научилась. Например, у вас есть колонки «Имя», «Фамилия», «Отчество» и список людей в них; в четвертой колонке «ФИО» вы хотите добавить их сокращенные инициалы. Для этого достаточно один раз ввести пример, после чего программа сама до конца заполнит колонку.

Другое важное нововведение — кнопка Быстрый анализ (Quick Analysis), которая стала отображаться при выделении нескольких заполненных ячеек. Если вы ее нажмете, появится всплывающее меню, где по нескольким разделам сгруппированы функции, позволяющие выполнить те или иные действия па основе проанализированных данных. Среди разделов — «Форматирование», «Графики», «Итоги», «Таблицы», «Спарклайны», а набор доступных опций в них зависит от содержания ячеек (для чисел — одни, для текста — другие). Например, программа может обозначить одинаковым цветом повторяющиеся данные в выделенных ячейках, построить график, просчитать сумму составляющих. Еще одна функция из этого же ряда — рекомендованные графики (Recommended Charts). Вы можете не перебирать список шаблонов в поисках наиболее подходящего, а выбрать один из предложенных программой на основании анализа ячеек. Так, для последовательного ряда чисел набор графиков и диаграмм будет менее обширным, чем для таблицы из нескольких строк.

PowerPoint 2013. Основные отличия новой версии PowerPoint в первую очередь связаны с общим обновлением интерфейса под стиль офисного пакета. В частности, PowerPoint 2013 поддерживает тот же спектр возможностей ленты «Общий доступ» (Share), что и Word, включая и презентации онлайн, и совместную работу над документами. Но есть и несколько уникальных функций. Так, появились макеты и слайды с соотношением сторон 16:9, рассчитанные на использование возможностей современных широкоэкранных мониторов и проекторов.

В PowerPoint 2013 улучшены средства для работы с мультимедийными данными. Новая версия PowerPoint содержит больше встроенных кодеков, благодаря чему в презентации стало возможно добавлять видеоролики и аудиотреки самых современных форматов, без необходимости использования дополнительного программного обеспечения. Видео и аудио теперь можно вставлять не только с компьютера, но и в режиме онлайн. Присутствует возможность указать HTML-код ролика или найти его с помощью Bing Video Search, YouTube и в своем аккаунте OneDrive. Все перечисленное относится к видео; в случае с аудио можно воспользоваться только поиском по сайту Officc.com. Со звуками в Microsoft PowerPoint 2013 связана другая новая функция, что позволяет синхронизировать их со всеми слайдами в проекте (для этого нужно нажать кнопку Play in Background в свойствах аудиофайла). Это дает возможность добавить фоновое музыкальное сопровождение к презентации, помимо отдельных звуковых объектов на слайдах.

Нельзя не упомянуть о том, что теперь, вставленные непосредственно в презентацию графики и диаграммы из Excel полностью сохраняют свой внешний вид и функциональность.

Главной новинкой PowerPoint 2013, пожалуй, нужно признать появление новой функции «Режим докладчика» (Presenter View), полезной при использовании нескольких мониторов. В данном режиме один из мониторов можно использовать для показа презентации аудитории, а на другом, рабочем, отображать служебную информацию для докладчика, а также инструменты управления показа слайдов. В нем докладчик будет получать дополнительную информацию (свои заметки, эскиз следующего слайда), а также сможет выполнять различные действия: к примеру, выделять что-нибудь на экране с помощью «указки» или маркера, делать заметки, увеличивать фрагменты и пр.

Так, в меню «Цвета темы» (Theme Colors) появился стандартный дизайнерский инструмент «Пипетка» (Eyedropper), с помощью которого можно выбрать цвет пикселя, скопировав его с любого участка на слайде. При оформлении презентаций он достаточно актуален — позволяет легко создать единую цветовую гамму слайдов.

Access 2013. Эта программа представляет собой систему управления базами данных. С ее помощью можно упорядочить информацию и внести ее в базу в удобной форме. Также программа позволяет создавать запросы для поиска нужных данных в базе и отчеты для распечатки необходимой информации. В Access 2013 по-прежнему можно с нуля создавать обычные базы данных на компьютере. Но основное отличие этого приложения состоит в том, что появилась возможность использовать веб-приложение Access, представляющее собой базу данных нового тина, которую можно создавать в Access, а затем использовать и публиковать ее как приложение SharePoint для общего доступа в веб-браузере.

OneNote 2013. Удобная записная книжка, в которую легко перенести текст, картинки, снимки экрана, ссылки. Данное приложение можно использовать при сборе данных для какой-либо работы (по примеру записи внезапной мысли на подвернувшемся клочке бумаги). OneNote 2013 несколько изменяет принцип работы с заметками. По умолчанию записные книжки автоматически сохраняются на OneDrive и синхронизируются на всех используемых устройствах. При этом появляется возможность одновременной работы с ними, но стиль этой работы не совпадает ни с Word 2013, ни с PowerPoint 2013. Все изменения сохраняются автоматически и почти мгновенно. К самим заметкам теперь можно прикреплять файлы Office, аудио- и видеоролики. Также улучшены инструменты для работы с таблицами, хотя до возможностей Word 2013 они и не дотягивают.

Outlook 2013. Это приложение представляет собой мощного почтового клиента, а также является удобным планировщиком событий и заданий. Несмотря на бурное развитие почтовых и других онлайн-ссрвисов, Microsoft Outlook по-прежнему остается популярным (хотя Microsoft трансформирует в веб и его, выпустив онлайн-версию outlook.com). Новая версия Outlook получила прежде всего обновленный интерфейс, более ориентированный на управление пальцами. Первое, что бросается в глаза при запуске, это замена стандартного меню переключения между разделами на новую панель навигации (Navigation Ваг).

К наиболее важным новшествам следует отнести следующие. Во-первых, Outlook 2013 доступен во всех редакциях Office 2013, что позволит одинаково применять эту программу как на работе, так и дома. Во-вторых, Outlook 2013 стал поддерживать Exchange ActiveSync (EAS), а не только полноценные серверы Exchange. Это значит, что пользователи смогут работать с почтой в push-режиме и легко синхронизировать списки контактов и календари, так как EAS для популярных онлайновых служб стал стандартом де-факто. Впрочем, подключиться таким образом пока можно только к Hotmail, а с Gmail возникают ошибки — вероятно, Google необходимо модернизировать поддержку протокола. В целом это еще один харакетрный признак движения в сторону мобильного стиля работы.

Publisher 2013. Несмотря на то, что данная программа схожа с процессором Word, инструменты, содержащиеся в этом приложении, ориентированы в первую очередь нс только на ввод и форматирование текста, сколько па оформление печатной страницы, поэтому с помощью данной программы можно верстать оригинал-макеты для издания рекламных буклетов, брошюр, учебников и т.д. Изменения в Publisher 2013 минимальны, в основном они коснулись работы с изображениями, которые можно загружать из онлайновых источников, применять к ним различные эффекты и пр. Полезными также будут функции подготовки документов к различным видам печати, например, для фото-печати каждая страница преобразуется в отдельный JPEG.

Краткий анализ Office 2013 позволяет утверждать о том, что Microsoft сделал еще один шаг вперед в сфере совершенствования офисных приложений. Целый ряд нововведений и улучшений уже существовавших функций, сделали работу с документами удобнее и приятнее. О том, как работать и использовать наиболее известные и необходимые приложения в работе специалиста по физической культуре и спорту, расскажем в следующих главах.

В 2016 году выпущен Office 2016. Как изменился новый офисный пакет 2016 от Microsoft по сравнению с его предыдущей версией Office 2013? Запустив любое из приложений Office 2016, вы не увидите никаких революционных изменений. Это будет все тот же Microsoft Office 2013 с отображением интерфейса в современном плоском стиле. Единственное очевидное новшество, которое бросается в глаза сразу же при запуске любого из компонентов нового офисного пакета, это предустановленные насыщенные цвета панели меню в соответствии с цветом ярлыков приложений.

Главной идеей Office 2016 является адаптивность под различные операционные системы, различные устройства и их экраны, различные способы управления. Так, например, при переключении устройства на базе Windows 10 из обычного десктопного режима в режим планшета, увидим, как лента меню тотчас же станет крупнее из-за увеличения и самих элементов управления, и расстояния между ними. Эго так называемый потоковый принцип дизайна интерфейса, когда элементы управления сжимаются и растягиваются, сохраняя свои пропорции.

Приложения Word, Excel, PowerPoint и Outlook пополнились новым пунктом контекстного меню, соответственно, новой функции — интеллектуальный поиск. Вызвав с помощью контекстного меню интеллектуальный поиск, по любому предварительно выделенному в документе слову или словосочетанию можно отыскать изображения, а также получить информацию из Википедии и прочих авторитетных справочных веб-ресурсов (рис. 3.4).

%

Вырезать

Еа

Копировать

ft

Параметры вставки:

ад. L» La

А

Шрифт.»

Абзац...

р

Интеллектуальный поиск

Синонимы

Перевод

ft

1 ипсрссылка...

Создать примечание

Рис. 3.4. Меню «Интеллектуальный поиск»

Результаты интеллектуального поиска будут компактно представлены на появившейся справа небольшой панели. Например, если предварительно выделить слово «мышь» в тексте, а затем нажать правой клавишей мыши на этом слове, появится контекстное меню (см. рис. 3.4), в котором нужно щелкнуть левой клавишей мыши по строке «Интеллектуальный поиск», и в результате этого на панели справа мы увидим варианты изображений мыши (рис. 3.5).

Результат действия команды «Интеллектуальный поиск»

Рис. 3.5. Результат действия команды «Интеллектуальный поиск»

В приложениях Word, Excel и PowerPoint появилась возможность рукописного ввода математических уравнений. Данные, введенные стилусом, пальцем или указателем мышки, автоматически преобразовываются в текстовые надписи формул.

Как это работает? Например, в любом из этих приложений вы хотите набрать формулу. Для этого предварительно необходимо нажать на вкладку «Вставка», затем щелкнуть по треугольнику под кнопкой «Уравнение» и в появившемся подменю выбрать пункт «Рукописное уравнение», после чего появится экран для набора формулы (рис. 3.6).

Как видно из рис. 3.6, в рабочем поле можно с помощью мыши рисовать соответствующие символы, которые автоматически преобразуются в правильные формы, которые отображаются в верхней части экрана. Тут же есть инструменты для коррекции.

Приложение Excel получило улучшенную аналитику и моделирование данных, также пополнилась коллекция диаграмм.

Экран для рукописного набора формулы

Рис. 3.6. Экран для рукописного набора формулы

Чуть изменилась специфика отправки посредством почтового клиента Microsoft Outlook файлов, находящихся в облачном хранилище OncDrivc. При создании письма с вложением из OneDrive получателю отправляется не сам файл, а ссылка на него. При этом отправитель может установить как полный доступ к файлу в виде разрешения его редактирования, так и доступ, ограниченный только просмотром.

Совместное редактирование документов в режиме онлайн далеко не новая возможность в продукте Microsoft Office. Ранее ее можно было использовать в веб-версиях приложений Office Online. И только сейчас эта функция дозрела до ее интеграции в десктопные приложения офисного пакета. Теперь автор документа может инициировать совместное редактирование в режиме онлайн внутри десктопного офисного приложения, и все, что ему потребуется, так это сохранить документ внутри OneDrive. Соавторам документа не нужно будет даже наличия аккаунта Microsoft. Они смогут приобщиться к редактированию документа в окне браузера, перейдя по полученной ссылке, как с авторизацией в всб-ссрвисс Office Online, так и без таковой. Чтобы авторы видели в режиме онлайн внесенные в документ изменения, эти изменения должны быть применены кнопкой сохранения.

Начиная с Office 2016, приложения пакета имеют полную интеграцию с разными платформами, будь то персональный компьютер, смартфон или планшет. Теперь, начав работу в офисном приложении на одном устройстве и сохранив файл с результатом в «облако», можно продолжить работу над ним на другом устройстве. Так, появилась возможность создать заметку прямо в вагоне метро на смартфоне, когда в голову пришла какая-то идея. Затем вы можете продолжить работу над ней уже па планшете, скажем, в офисе. Завершить начатое можно за домашним ПК.

Да, раньше также были доступны офисные приложения от Microsoft на разных платформах и под управлением разных операционных систем, будь то персональный компьютер с Windows или смартфон с Android или операционной системой от Apple. Но такой интеграции, как в новом Office 2016, не наблюдалось. Те приложения лишь позволяли открывать и создавать файлы одного формата на разных устройствах. Теперь же это по-настоящему непрерывная работа без необходимости пересылать файлы по почте.

Контрольные вопросы и задания для самопроверки

  • 1. Какие новшества появились в MS Office 2013?
  • 2. Что нового появилось в программе MS Word 2013?
  • 3. Что нового появилось в программе MS Excel 2013?
  • 4. Перечислите новшества в программе MS PowerPoint 2013.
  • 5. Перечислите новшества в программе MS Access 2013.
  • 6. Что из себя представляет программа MS OneNote 2013?
  • 7. Перечислите новшества в программе MS Outlook 2013.
  • 8. Для чего нужна программа MS Publisher 2013?
  • 9. Что нового появилось в Microsoft Office 2016?
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >