Ввод и редактирование информации

Данные в программе Excel всегда вносятся в активную ячейку, поэтому, прежде чем начать ввод, соответствующую ячейку надо выбрать (выделить). Для этого необходимо щелкнуть мышью на ячейке, в которую хотите ввести 186

информацию. Используются также курсорные клавиши со стрелками. В каждой ячейке таблицы может находиться число, текст, либо формула. Для ввода данных в текущую ячейку нс требуется никакой специальной команды. При нажатии клавиш с буквами, цифрами или знаками препинания автоматически осуществляется ввод данных в ячейку. Вводимая информация одновременно отображается и в строке формул. Информацию можно вводить непосредственно в строке формул, при этом она отобразится и в текущей ячейке.

В процессе ввода вы можете удалить неправильно введенные символы с помощью клавиш «Backspace» (удаляется символ слева от курсора) или «Delete» (удаляется символ справа от курсора). Завершив ввод данных в ячейку, вы должны зафиксировать их любым из трех способов:

  • • нажав клавишу Enter;
  • • щелкнув на кнопке с «галочкой» в строке формул;
  • • щелкнув мышью по какой-либо другой ячейке.

Для изменения уже введенных данных, то есть их редактирования, можно использовать следующие варианты:

  • • щелкнуть на строке формул;
  • • дважды щелкнуть на выделенной ячейке;
  • • нажать на клавишу F2.

Если вы отредактировали содержимое ячейки, а потом передумали и решили сохранить первоначальный вариант, нажмите клавишу Esc на клавиатуре или кнопку * (отмена) в строке формул. В этом случае в ячейке останется старое содержимое, то есть то, что находилось в ней до начала редактирования. Для очистки текущей ячейки проще всего использовать клавишу Delete.

Большие тексты, выходящие за границу ячейки, будут видны полностью, если справа от них располагаются пустые ячейки. По если в них что-нибудь ввести, программа Excel урежет и текст. А вот длинное число программа сократит, даже если справа находятся пустые ячейки. В этом случае можно изменить ширину столбца, установив указатель мыши на правой границе в заголовке столбца (указатель примет форму двунаправленной горизонтальной стрелки, разделенной посередине вертикальной линией). После этого необходимо, нажав клавишу мыши, переместить границу влево или вправо и отпустить клавишу (метод Drag and Drop). Подобным образом можно изменить высоту строки, но для этого необходимо установить указатель мыши на нижнюю границу в заголовке строки (указатель примет форму двунаправленной вертикальной стрелки, разделенной посередине горизонтальной линией) и переместить границу вверх или вниз.

По окончании ввода программа Excel автоматически выравнивает текстовые данные по левому краю, а числовые — по правому краю. С помощью кнопок выравнивания, расположенных на вкладке «Главная», данные любой ячейки можно выровнять слева, справа, по центру. Кроме операций с отдельными ячейками можно работать с группой таких ячеек, называемых диапазоном ячеек. Для проведения данной операции, нужные ячейки необходимо выделить (выбрать): их содержимое отобразится на сером фоне, а вся группа выделенных ячеек будет выделена жирной рамкой.

Проще всего выделить прямоугольную область. Для этого надо перевести указатель мыши на ячейку в одном из углов выбираемой области, нажать на левую клавишу мыши и, не отпуская ее, протянуть указатель в противоположный угол области. Если отпустить клавишу мыши, все ячейки в прямоугольнике выделятся. Цвет первой ячейки нс меняется, что свидетельствует о том, что она является текущей.

Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например, Al: С8; А2 :D2;B1 :В12.

Вместо «протягивания» мыши для выделения ячеек можно также использовать клавишу Shift. В данном случае нужно нажать ее и одновременно щелкнуть но последней ячейке. Если последняя ячейка находится за пределами экрана, то завершить операцию можно после прокрутки. При выборе больших диапазонов этот метод удобнее, чем «протягивание».

Для выбора целых столбцов или строк можно использовать их заголовки, то есть кнопки с буквами «А», «В», «С» и т.д. (для выделения столбцов) или с цифрами «1», «2», «3» и т.д. (для выделения строк).

Щелкнув по пустой кнопке в левом верхнем углу рабочей области окна, вы можете выделить весь рабочий лист целиком.

Если при выборе ячеек удерживать нажатой клавишу Ctrl, то можно добавлять новые диапазоны к уже выделенному или создавать нс связанные с ним диапазоны. Для снятия выделения достаточно щелкнуть на любой ячейке.

С выбранным диапазоном в программе Excel можно работать так же, как и с выбранным фрагментом текста в программе Word. Ячейки можно удалять, копировать или перемещать. Нажатие клавиши Delete приводит не к удалению диапазона ячеек, а к его очистке, то есть к удалению содержимого выбранных ячеек. Копирование и перемещение ячеек в программе Excel можно осуществлять методом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим числом ячеек лучше использовать первый метод, а при работе с большими диапазонами — второй.

Для перемещения данных необходимо указатель мыши подвести к горизонтальной или вертикальной границе выбранной ячейки или диапазона (курсор превратится в стрелку) и, нажав на левую клавишу мыши, перетащить данные на новое место, а затем отпустить клавишу мыши. При этом данные появятся на новом месте, а на старом исчезнут. Если вы хотите скопировать данные в другое место, после превращения курсора в стрелку при подведении к горизонтальной или вертикальной границе ячейки (диапазона) нужно нажать па клавишу Ctrl (возле стрелки появится маленький плюсик, означающий, что будет осуществлено копирование, а не перемещение). Затем следует перетащить данные туда, куда нужно. В этом случае данные останутся на старом месте и появятся на новом.

Для более надежного контроля над операциями копирования и перемещения рекомендуется использовать дополнительное меню, которое появится после нажатия правой клавиши мыши на выделенной ячейке (диапазоне). Для копирования нужно использовать команду «Копировать», а затем «Вставить», для «Перемещения» — команды «Вырезать» и «Вставить». Однако в этом случае операцию вставки следует произвести сразу после совершения операции копирования или вырезания.

Если ячейка содержит формулу, значит, эта ячейка вычисляемая, то есть значение ячейки может зависеть от значений других ячеек таблицы. Содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается со знака равенства (=). Все формулы дают числовой результат. Формулы в ячейках таблицы не отображаются. Вместо формулы воспроизводится результат, полученный при ее вычислении. Чтобы увидеть формулу, хранящуюся в вычисляемой ячейке, необходимо выделить эту ячейку и посмотреть в строку формул. Изменения в формулы вносятся с помощью редактирования в этой строке.

Рассмотрим действия с формулами на примере простых формул, связанных с арифметическими операциями. В программе Excel используются самые обычные знаки арифметических операций: «+» — сложение, «-» — вычитание, «*» — умножение, «/» — деление, «%» — процент и, наконец, «Л» (крышка) -возведение в степень. Для задания аргументов применяются уже известные нам знаки: «:» — интервал и «;» — перечисление (объединение). Можно использовать скобки, в том числе и вложенные. Напомним еще раз, что формула должна начинаться со знака равенства, иначе она будет считаться текстом. Пример: = ((А1 + ВЗ) / C4)*(D2 - А5) + В5 Л 2.

Поставим курсор на ячейку А1 и введем число, например, «4». После этого нажмем Enter и окажемся в ячейке А2 и введем число «6» в следующей ячейке, расположенной в ячейках А1 и А2 (при вводе формулы в ячейку убедитесь в том, что клавиатура находится в режиме ввода латинских символов): = Al + А2 и нажмем Enter. Программа Excel посчитает сумму и запишет ее в ячейку АЗ. При этом, если мы изменим значение каких-либо ячеек, входящих в область суммирования, то автоматически изменится и результат. Подобным образом можно сосчитать сумму и по строкам. Однако при работе с большими массивами результатов данный способ суммирования не совсем удобен.

Эту операцию легко автоматизировать, используя кнопку ^Авт«умма ’ «Автосумма», расположенную на вкладке «Главная». Например, вам необходимо найти сумму диапазона данных по столбцу с А1 по А15. Для этой цели выполним следующие операции:

  • • установим указатель мыши над ячейкой А1;
  • • нажмем на левую клавишу мыши и удерживая ее в этом положении переместим указатель мыши до ячейки А15 включительно, выделив, таким образом диапазон ячеек А1: А15 (выделять можно и другими способами, описанными выше);
  • • щелкнем левой клавишей мыши на кнопке «Автосумма» па вкладке «Главная» — ячейке А16 тут же появится вычисленная сумма.

Аналогичным образом можно найти суммы по различным строкам. Для этого предварительно необходимо выделить соответствующие ячейки. Автоматизировать процесс суммирования, если вы хотите получить суммы нс отдельных столбцов или строк, а прямоугольной области, включающей несколько столбцов и строк, можно несколькими способами.

Если вы хотите получить суммы по каждому столбцу заполненных ячеек, следует выделить прямоугольную область, в которую входят эти данные (например, А1: А10; Cl: СЮ), и нажать кнопку «Автосумма». В результате получатся суммы по каждому из столбцов (А, В, С), которые будут введены в свободные ячейки в конце каждого выделенного столбца (All, Bl 1, Cl 1).

Если необходимо подобным образом подсчитать суммы по каждой строке, то при выделении блока Al : СЮ надо захватить и пустой столбик D (Al : D10). Тогда при нажатии кнопки «Автосумма» в столбце D окажутся суммы, вычисляемые по строкам. Таким образом, в данном случае при выделении прямоугольной области нужно захватить пустой столбец справа.

В случае, если вы хотите одновременно получить суммы по столбцам и строкам, кроме блока с данными необходимо выделить пустой столбец справа и пустую строку снизу и нажать на кнопку «Автосумма». С помощью кнопки «Автосумма» можно определять не только суммы данных в столбцах и строках, но и среднее арифметическое значение, максимальное и минимальное значения в выделенных диапазонах, общее количество данных. Для определения этих данных нужно щелкнуть левой клавишей мыши на треугольнике ?, расположенном справа от кнопки «Автосумма», и в появившемся меню выбрать соот-вествуюшие строки.

Другие арифметические действия выполняются посредством ввода соответствующих формул. Попытайтесь самостоятельно, отредактировав формулу в ячейке АЗ (= Al + А2) в приведенном примере для суммирования, выполнить операции умножения = Al * А2, деления Al / А2, вычитания = Al - А2. Возведение в квадрат любого числа из ячейки производится путем ввода формулы в пустую ячейку, например, = А1 Л 2, и нажатия клавиши Enter.

Вычисления, которые позволяет производить программа Excel, не ограничены простейшими арифметическими операциями. Программа содержит большое число встроенных стандартных функций, и с се помощью можно выполнять весьма сложные вычисления: математические, статистические,

финансовые и др. Для выполнения по- Л добных работ используется диалоговое окно «Вставка функции», которое открывается при нажатии кнопки на строке формул (рис. 5.2).

Вставка функции

Введите краткое описание действия, которое нужно выполнить, и нажмите кнопку‘Найти’

Поиск функции:

Найти

Категория: Статистические

Выберите функцию:

|СРЗНАЧ

СРЗНЛЧА

сганАчесли

срзмАчеслимн

CPOIK.1

стдндстклонв

СТАНДОТКЛОН.Г____________________________________________

СР ЗНАЧ(число1;чи<лог_.)

Во J6 pi тает среднее арифметическое своих аргументов, которые могут выть числами, именами, массивами илы ссылками на ячейки с числами.

Справка по этой функции

ОК Отмена

Рис. 5.2. Диалоговое окно «Вставка функции»

В поле «Категория» с помощью треугольника ’, расположенного справа поля, открыть список категорий и выбрать соответствующую, например, «Статистические». В нижней части этого окна вы можете выбрать функцию (например, «СРЗНАЧ» — среднее арифметическое значение). После этого необходимо нажать на кнопку в окне ОК. Имя выбранной функции заносится автоматически в строку формул, и открывается второе окно, в которое следует внести соответствующие аргументы (рис. 5.3).

Окно для внесения аргументов функции

Рис. 5.3. Окно для внесения аргументов функции

В качестве аргументов функции могут использоваться числа, адреса ячеек, диапазоны ячеек, арифметические выражения и функции. Например, СРЗНАЧ (А2 : А8) рассчитывает среднее значение чисел, записанных в ячейках Al, А2 А8; МАКС (В 1 : В10) — определяет максимальное из чисел, записанных в ячейках В1, С2 .... В10; КОРРЕЯ (Al : А8; В1 : В8) — определяет коэффициент корреляции между двумя выборками, записанными в диапазонах ячеек А1 : А8 и В1 : В8 и т.п.

Определенный интерес при обработке результатов исследований представляет функция «Описательная статистика», которая позволяет быстро произвести расчеты средних значений (моды, медианы, среднего арифметического значения, дисперсии выборки, максимального и минимального значения выборки). С помощью этой функции можно получить эти результаты для одной или нескольких выборок одновременно [47]. Для доступа к функции «Описательная статистика» нажмите кнопку «Анализ данных» в группе «Анализ» на вкладке «Данные». Если кнопка «Анализ данных» недоступна, необходимо загрузить надстройку «Пакет анализа». Делается это следующим образом.

  • • на вкладке «Файл» выберите команду «Параметры» и в появившемся окне щелкните по пункту «Надстройки»;
  • • в следующем окне в строке «Управление», расположенное внизу в правой части окна, щелкните по кнопке «Перейти»;
  • • в следующем окне «Надстройки» поставьте галочку слева от пункта «Пакет анализа». Кнопка «Анализ данных» появится на вкладке «Данные» ленты. При щелчке по этой кнопке открывается окно «Анализ данных», позволяющее выбрать необходимый инструмент анализа (рис. 5.4).
Окно «Анализ данных»

Рис. 5.4. Окно «Анализ данных»

Покажем, как работает данная функция на конкретном примере, для этого выполним следующие действия.

  • 1. Открыть программу Excel через «Пуск ? Все программы ? Microsoft Office 2013 ? Excel 2013» или двойным щелчком мыши по пиктограмме на рабочем столе, если она туда выведена.
  • 2. Набрать данные выборок по столбцам или строкам (рис. 5.5).
Данные выборки по результатам подтягивания

Рис. 5.5. Данные выборки по результатам подтягивания

  • 3. Щелкнуть по кнопке «Анализ данных на вкладке «Данные», появится окно «Анализ данных», в котором надо выбрать инструмент анализа «Описательная статистика» (см. рис. 5.4) и щелкнуть по кнопке ОК, после этого высветится окно для ввода входных данных и параметров вывода (рис. 5.6).
  • 4. В небольшом окошке напротив строки «Входной интервал» набрать диапазон, в котором находятся интересующие нас данные, например, диапазон В2 : В8. Если необходимо определить статистики нескольких выборок, нужно указать диапазон прямоугольника, в котором находятся данные, например: В2 : С8, а в окошечке напротив строки «Выходной интервал» — место расположения результатов. Это может быть ячейка, которая расположена справа от данных или внизу. Например, мы выбрали ячейку «Е», поэтому результаты появятся именно здесь (рис. 5.7).
Окно для ввода входных данных

Рис. 5.6. Окно для ввода входных данных

|KZ3| ГЛАВНА?

ВСЛЛВКЛ

РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ ФОРМУЛЫ

ДАННЫЕ РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ ВИД

Г1Э ' •

л

А

в

CD Е

F

1 Гсд i*i имине

2 Иням-я

10

Г№ллбй?1

3 Сидсроо

12

4 Ник(_гагв

15

Среднее

13.85714286

Ъ НетрОЯ

Л)

С мнлартчм тпигна

1 ЫНЧНЦНЧ

6 Серинов

14

Медиана

14

7 Васин

18

Мода

•н/Д

8 Колесов

8

С14ндар1ниео1Ю10неиие 4.23344329

9

Дисперсия выборки

18.14285714

10

Эксцесс

0962Э06324

11

Асиммегэичностэ

а 119789413

121

Интервал

12

13

Минимум

8

14

Максимум

20

15

Сумма

97

16

Смог

7

Рис. 5.7. Фрагмент экрана с представлением статистик

Статистики, представленные в столбце 1, выглядят следующим образом. В первой строке — среднее арифметическое значение, во второй строке — стандартное отклонение, в третьей строке — медиана и т.д. В последней строке указывается счет — общее количество данных в нашем случае 7. Эти данные могут пригодиться для дальнейших расчетов.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >