Сохранение документа

Сохранение созданного документа - очень важный этап в работе с любым редактором! Сохранение документа - это запись сделанной работы на диск в файл, до момента сохранения документ хранится в оперативной памяти и, например, при случайном отключении питания компьютера пропадает безвозвратно. Если сохранение документа не было выполнено, работу придется начинать сначала!

Для сохранения созданного документа можно использовать несколько способов: 1) щелкнуть кнопку с изображением дискеты d над вкладкой «Файл»; 2) щелкнуть пункт меню «Сохранить» (вкладка «Файл»); 3) щелкнуть пункт меню «Сохранить как» (вкладка «Файл»).

Если документ сохраняется впервые, то все эти три способа дадут один и тот же результат - открытие окна «Сохранение документа» (рис. 3.6).

Окно «Сохранение документа»

Рис. 3.6 - Окно «Сохранение документа».

Окно «Сохранение документа» предназначено для выбора папки, в которую будет сохранен документ, и задания имени файла для сохраняемого документа. Так же, как и при открытии файла, в окне «Сохранение документа» отображаются папки и файлы, находящиеся в текущей папке. Название текущей папки приведено в адресной строке в верхней части окна. Если документ нужно сохранить в файл, который будет располагаться в текущей папке, то можно приступать к заданию имени файла для сохраняемого документа.

Если документ планируется сохранить в файл, который будет располагаться в другой папке, то перейти в другую папку можно точно таким же способом, как было описано в разделе «Открытие документа», то есть использовать область переходов, расположенную в левой части окна «Сохранение документа».

После открытия папки, в которую будет сохраняться документ, следует задать имя будущего файла. Задать имя можно в поле «Имя файла:», которое расположено в нижней части окна.

При первом сохранении документа редактор, как правило, предлагает некоторое имя для нового файла, но велика вероятность, что это имя окажется неподходящим. В таком случае следует щелчком мыши установить текстовый курсор в поле «Имя файла:», удалить имя, предложенное редактором, и ввести новое имя. В именах файлов можно использовать как кириллицу, так и латиницу.

Под полем «Имя файла» расположено еще одно важное поле - «Тип файла:». После щелчка на кнопке с треугольной стрелкой, расположенной в конце поля «Тип файла:», появится список (рис. 3.7).

Имя файла: ЗаявлениеДос

Тип файла: [ Документ Word 97-2003 (*.doc)

Документ Word (*.docx)

Документ Word с поддержкой макросов (*.docm)

Документ Word 97-2003 (*.doc)

Имя файла: Отчет.х1$ ? I

Типфайла: ^Книга Excel 97-2003 (* -xlsj ?

Книга Excel (*.xlsx)

Книга Excel с поддержкой макросов (*.xlsm)

Двоичная книга Excel (*.xlsb)

Книга Excel 97-2003 (*-xls)

Рис. 3.7 - Списки для полей «Тип файла» редактора Word и редактора Excel.

В редакторе Word следует выбирать между типами файлов «Документ Word (*.docx)» и «Документ Word 97-2003 (*.doc)», в редакторе Excel - между типами файлов «Книга Excel (*.xlsx)» и «Книга Excel 97-2003 (*.xls)».

Совет. Варианты «Документ Word (*.docx)» и «Книга Excel (*.xlsx)» -это более новые типы файлов, которые, однако, скорее всего нельзя будет посмотреть с помощью старых версий редакторов Word и Excel. Поэтому, если с вашими файлами будете работать не только вы, но и другие пользователи, у которых возможно установлены предыдущие версии редакторов Word и Excel, лучше выбирать тип файла «Документ Word 97-2003 (*.doc)» для редактора Word и тип файла «Книга Excel 97-2003 (*.xls)» для редактора Excel.

После ввода имени файла и выбора его типа следует щелкнуть кнопку «Сохранить» в правом нижнем углу окна.

После щелчка на кнопке «Сохранить» имя сохраненного файла появится в заголовке окна редактора.

Если документ сохраняется не в первый раз, то удобнее всего пользоваться кнопкой Л «Сохранить», расположенной над вкладкой «Файл». При повторном сохранении редактор «знает», в файл с каким именем, и в какую папку был ранее сохранен редактируемый документ и выполнит сохранение документа без открытия окна «Сохранение документа».

Пункт меню «Сохранить», доступный на вкладке «Файл» - полный аналог кнопки d «Сохранить», не напрасно слева от пункта меню «Сохранить» изображена дискета.

Если документ сохраняется не в первый раз, и необходимо сохранить документ в другой папке и/или изменить имя файла, то следует воспользоваться пунктом меню «Сохранить как». В этом случае редактором всегда будет открыто окно «Сохранение документа», в котором можно сменить текущую папку, ввести новое имя файла, задать другой тип файла.

Совет. Не забывайте время от времени (с интервалом в 10^15 минут), при работе в любом редакторе щелкать кнопку d «Сохранить» для сохранения промежуточных результатов работы. Тем самым вы гарантируете, что уже сделанная работа не будет потеряна.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ   След >